Webkonferencia esetén a technikus szakemberek a teremben lévő élő hang- és képjelet (előadót, előadást és kivetített prezentációt egyaránt) egy keverőn keresztül a webes kapcsolatot biztosító eszközbe juttatják. Amennyiben tolmácsolt rendezvényről van szó, az élő hangjelet a tolmácsok kapják és a tolmácsolás jut tovább a netre.
A világ bármely táján lévő nézők-hallgatók felhasználónév és jelszó segítségével tudnak a virtuális konferenciaterembe belépni. Az előadásokat számítógépről vagy kivetítve is nyomon követhetik. Igény szerint a tolmácsolás a fogadó oldalon is helyet kaphat. Ebben az esetben az érkező jelet egy keverőn keresztül a tolmácsfülkébe irányítják, ahol a tolmácsok az átküldött élő előadásból, vagy a távoli tolmács kollégák beszédéből dolgozhatnak.
Az alábbi kép egy webkonferencián készült, amelyen a látottakat és hallottakat a világ 180 pontján követték nyomon.
Tolmács Tolmácsiroda Tolmács csapat Tolmácsolás Szinkrontolmács Tolmácsgép